Passare la giornata lavorativa a descrivere le proprie attività, minuto per minuto, può sembrare un impegno inutile, oltre che una perdita di tempo. Senza contare che se non si ha il tempo di scrivere, difficilmente lo si troverà per leggere gli aggiornamenti dei colleghi.

Eppure il microblogging aziendale è una pratica che inizia a diffondersi nelle grandi realtà, non solo come collocamento teorico, ma con i primi esperimenti e le prime prove sul campo.

Ufficialmente è trapelato poco ed i casi ad oggi dichiarati sono un numero ristretto, ma, con la rapida ascesa e diffusione di vari servizi, sempre più aziende hanno iniziato a chiedersi come il microblogging può migliorare la comunicazione interna e se esiste uno spazio per un uso produttivo dello strumento.
Di recente è emerso che anche il colosso IBM sta lavorando ad un’applicazione dal nome BlueTwit da integrare alle sue soluzioni di social software (purtroppo tutto quello che conosco è il nome e l’indirizzo http://bluetwit.hursley.ibm.com/BlueTwit/Display, che risulta irraggiungibile).

La domanda su cui si sta ragionando da tempo è se il microblogging nelle sue varie declinazioni, può essere uno strumento interessante in ufficio e, più in senso lato, se può affiancare gli strumenti di comunicazione interna che le aziende utilizzano da tempo.

Il valore che questo strumento può portare all’interno di un’azienda è in primo luogo legato all’attività di organizzazione, semplificazione, filtraggio e condivisione della conoscenza, in particolare per le informazioni di valore nel breve periodo.

Un’enorme mole di informazioni importanti transita all’interno degli uffici per essere persa nel giro di breve tempo, poiché non destinata ad alcun sistema di archiviazione; il rischio quindi di perdere una parte di know-out, difficilmente o faticosamente codificabile in un documento tradizionale viene in parte evitato sovraccaricando le caselle di posta elettronica.
Dagli enormi archivi di posta elettronica emerge però la necessità di una migliore organizzazione delle informazioni, in particolar modo del contenuto cruciale dei messaggi.

Il microblogging può avere un ruolo importante nel descrivere umori, opinioni, frustrazioni e, quindi l’identità professionale e non, dei lavoratori. Uno strumento nel quale le persone possono parlare liberamente e fare emergere il loro lato più umano: 140 caratteri possono sembrar pochi, ma permettono alle persone di comunicare senza l’”ansia da post”.

Inoltre un potenziale inesplorato, ma attuale, è quello di unire due realtà distanti come l’Enterprise 2.0 e il Mobile 2.0 in ottica business.

Ma andiamo a vedere in maniera schematica i possibili utilizzi produttivi del microblogging all’interno dell’azienda:

1. Aggiornamento sulle attività dei colleghi
   Quanto tempo si perde in un team nel comunicare cosa si sta facendo e cosa si è già fatto? Scrivendo in tempo reale la propria attività si evitano gran parte delle comunicazioni verbali a proposito. Basta un’occhiata al flusso per essere aggiornati o un istante per aggiornare il proprio status; senza intromissioni né interruzioni indesiderate poiché ognuno decide quando e come accedere alle informazioni.
   Diventa possibile aiutare un collega su un determinato compito o imparare semplicemente guardando.
2. Messaggi di status e umore
   In un attimo è possibile consultare lo stato d’animo del collega a fianco e capire se è il momento di interromperlo per un consiglio, distrarlo con una battuta o lasciarlo lavorare in pace.
   Solitamente sono poche le persone che aggiornano in maniera costante il proprio stato sugli IM. Con la conseguenza che anche se impegnati o concentrati in un lavoro intenso, arriva qualcuno a disturbare. Il Microblogging conserva le stesse caratteristiche degli IM, ma senza interruzioni, in quanto è chi lavora a decidere i tempi.
   Bonus Tip: è possibile utilizzare Twype, un add-on per Skype che permette di modificare automaticamente il messaggio di mood con l’ultimo Twit.
   
3. Registro delle attività
   Nel momento in cui ogni persona inizia a condividere le proprie attività crea più o meno volontariamente un registro del proprio lavoro. Diventa possibile capire i tempi spesi sulle varie attività, creare facilmente dei report, recuperare meta-informazioni legate al lavoro.
4. Assegnare compiti da qualsiasi luogo
   E’ possibile dividere ed assegnare compiti velocemente, in maniera condivisa ed univoca. Se spunta fuori un’ulteriore attività si invia un messaggio e tutti gli interessati sono aggiornati. Da web, via IM, via telefono. Anche qui senza disturbare immediatamente il gruppo o il diretto interessato.
5. Rimanere informati
   Probabilmente si tratta di una delle qualità più rilevanti. E’ possibile far confluire i feed delle fonti più importanti (Blog, Wiki, News, ecc..) all’interno del flusso per informare il gruppo con la massima tempestività.
   Non ci sono casi dichiarati, ma non è difficile immaginare come imprese che fanno della celerità elemento base del proprio business utilizzino un sistema di alert (finanziari ad esempio) per rimanere aggiornate.
6. Aggiornare i colleghi sui cambiamenti dell’ultimo minuto
   Se capita un contrattempo, un imprevisto, un’opportunità, lo strumento diventa ideale per avvisare i colleghi sullo stato delle cose.
7. Facilità di adozione
   Chiunque sappia utilizzare le funzioni base di un telefono cellulare è in grado di adottare un sistema di microblogging, almeno nella sua versione base. E comunque la curva di apprendimento è molto meno ripida di tantissimi strumenti di comunicazione.
8. Motivare/aumentare l’affiatamento del gruppo
   Come ho anticipato prima lo strumento microblogging permette alle persone di esprimere la propria identità in maniera semplice e meno impegnativa di altri media. La conoscenza reciproca è alla base di un gruppo affiatato e delle dinamiche di crescita che permettono di raggiungere obiettivi e risultati.
9. Il dono della sintesi
   Quanto è importante l’essenzialità e la semplicità nella comunicazione professionale? Senza banalizzare ritengo che proporre ai colleghi e dipendenti di esprimersi con un numero ristretto di battute possa essere di aiuto in molti casi nei quali la comunicazione rischia di diventare inutilmente prolissa.
10. Condividere link e risorse in maniera immediata
    Capita di trovare link, video, podcast interessanti per se stessi e per gli altri. Senza aprire uno strumento dedicato, effettuare la log-in, entrare nella pagina e salvare la risorsa, si può appuntare l’Url, la frase, la nota direttamente dentro il sistema di microblogging (volendo poi è possibile recuperarla in seguito).

Le probabili obiezioni sono le stesse: non abbiamo tempo, abbiamo già abbastanza informazioni, non ci serve un altro strumento, ecc…

Può essere interessante affrontare queste resistenze con la proposta interpretativa di Derek Abdinor, che ha creato un continuum per spiegare come si tratta di un processo di aggregazione e semplificazione e non un sovraccarico di informazioni:

1. Publishing: catalogues and reports >> website >> blog >> rss >> microblog

2. Written communication: letters >> memos & fax >> email >> IM >> microblog

3. Telephonic communication: telephone >> mobile >> VOIP and IPhone >> microblog

Nella prossimo post intendo approfondire l’argomento e analizzare i servizi online attualmente disponibili in chiave enterprise, per capire come e in che modo è possibile implementare effettivamente il microblogging all’interno delle aziende.

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